Idées proactives pour naviguer dans les réglementations environnementales et coût de la non-conformité

Les réglementations environnementales visent à protéger les personnes et l’environnement contre la pollution industrielle et l’utilisation, la manipulation, le stockage et l’élimination inappropriés de matières dangereuses. Ces lois ont évolué avec notre compréhension des risques environnementaux et de leurs effets négatifs sur la santé humaine et les écosystèmes.

L’équipe de conformité réglementaire des produits chimiques d’Actalent adopte une approche multidisciplinaire de la conformité. Les antécédents de l’équipe vont de la chimie aux logiciels en passant par les sciences des matériaux et l’ingénierie. Les projets antérieurs ont nécessité une collaboration avec les départements de la chaîne d’approvisionnement, de la recherche et du développement, de la conception et des matériaux des clients. L’équipe se concentre actuellement sur les réglementations environnementales, notamment le programme REACH en Europe, dans la mesure où elles concernent les industries automobile et aérospatiale, entre autres.

Dans cette entrevue sur les réglementations environnementales, les membres de l’équipe, Alison Fraser, ingénieure chimiste, répondent aux questions sur les sujets suivants :

• Stratégies et tactiques qui garantissent la conformité
• Conséquences de la non-conformité
• Complexité de la conformité & exigences en matière de compétences

Q : Qu’est-ce que la conformité?

R : En bref, la conformité consiste à s’assurer que vous n’enfreignez pas la loi. La réalité est bien plus compliquée que cela, car les réglementations changent constamment, et les différents territoires (États, pays, etc.) ont des réglementations différentes. De plus, la conformité n’est pas quelque chose que l’on fait une fois, c’est quelque chose auquel chaque entreprise doit consacrer des ressources en permanence. Nous aimons utiliser une analogie avec les impôts : la conformité est inévitable! Et, comme les impôts, la conformité est beaucoup plus facile à gérer lorsque vous travaillez avec les bons partenaires spécialistes.

Q : Comment les fabricants peuvent-ils s’assurer qu’ils fabriquent des produits sûrs et conformes aux réglementations environnementales?

R : Pour les fabricants, la compréhension du cycle de vie de leurs produits, comment et où ils sont fabriqués et assemblés, de quoi ils sont faits et où ils sont vendus, est essentielle pour atténuer leur impact sur la santé humaine et l’environnement, et maintenir la conformité avec les réglementations environnementales.

Q : Que se passe-t-il si les entreprises ne respectent pas la réglementation?

R : Les entreprises qui ne se conforment pas doivent se préparer à des amendes, des rappels, des réclamations et des poursuites judiciaires, à une perte de parts de marché et à une atteinte à leur réputation, qui dépasseront largement le coût et l’effort de conformité.

Q : Quel type de compétences les fabricants doivent-ils avoir dans leurs équipes pour assurer la conformité?

R : Cela requiert généralement des personnes ayant des connaissances en chimie, en sciences des matériaux, en chaîne d’approvisionnement et en législation environnementale en général. Des compétences en rédaction technique, en saisie de données et en documentation sont également importantes. Toutes les entreprises ne disposent pas de personnes ayant ces capacités. Il est important de repérer les personnes et les politiques que vous avez mises en place pour assurer la sécurité et la conformité environnementales. Il est souvent plus efficace, tant sur le plan qualitatif que financier, d’externaliser la conformité avec REACH et les réglementations similaires plutôt que d’intégrer des membres permanents à votre équipe, car les compétences requises ne font généralement pas partie des besoins fondamentaux d’une organisation. Si vous cherchez un partenaire extérieur à votre entreprise pour gérer la conformité, il est important de vérifier qu’il dispose de personnes possédant les compétences et l’expérience appropriées.

Q : Le processus de conformité est-il complexe et coûteux?

R : L’ampleur et le coût de la conformité varient (bien sûr, la conformité est toujours beaucoup plus rentable, globalement, que la non-conformité). Elle dépendra de nombreux facteurs, notamment de la composition chimique du produit et de ses composants, de la composition des matériaux et des produits chimiques utilisés dans la production, du nombre de fournisseurs de niveau 2 et 3 et de la qualité de leur communication, du nombre de sites de fabrication et d’assemblage, des procédures de manutention, de stockage et de livraison, et du fait que le produit soit vendu au niveau national ou international.

Un autre facteur clé est le niveau de conformité existant d’une entreprise. Moins les entreprises étaient familières avec la conformité ou moins elles étaient engagées dans le passé, plus la charge initiale sera lourde lorsqu’elles devront commencer à apporter des changements, en particulier si elles doivent modifier la conception d’un produit ou leur chaîne d’approvisionnement.

Q : Comment les entreprises peuvent-elles prouver qu’elles sont conformes?

R : En général, le processus exige que l’entreprise fournisse des documents attestant de sa conformité. Les fournisseurs communiquent généralement ces informations aux fabricants d’équipement d’origine. Les fabricants d’équipement d’origine fournissent généralement la documentation à un représentant autorisé de l’organisme de réglementation.

Q : À quelle fréquence les réglementations environnementales changent-elles?

R : Les réglementations évoluent pour suivre le rythme de la société, de la technologie, de la politique et de la médecine. Certaines lois, comme REACH dans l’UE, changent tous les six mois. La manière dont les règlements sont appliqués varie également selon les territoires et n’est pas toujours clairement définie dans certains endroits. Par exemple, chaque pays membre de l’UE dispose de son propre ensemble de sanctions juridiques et financières en cas de non-respect de REACH. Notre conseil : soyez prêt et ne supposez pas que votre entreprise est immunisée. L’application des lois et les contrôles vont être plus largement déployés.

Q : Le règlement REACH concerne-t-il uniquement l’Europe ou d’autres régions disposent-elles également de la même réglementation?

R : Il existe des réglementations similaires dans d’autres territoires (par exemple, en Corée). De plus, l'Europe est un marché tellement important qu'il est inévitable que d'autres pays emboîtent le pas. La réglementation californienne en matière de qualité de l’air constitue une excellente analogie. Les réglementations de la Californie sont beaucoup plus strictes que celles des autres États, mais les constructeurs automobiles ne vendent pas des voitures différentes dans les différents États! Si vous achetez une voiture au Texas ou dans l’Ohio, il s’agit de la même voiture vendue en Californie et conforme à la réglementation californienne. Les réglementations européennes ont une incidence similaire, mais à l’échelle mondiale.

Q : En quoi l’approche d’Actalent en matière de conformité est-elle unique?

R : Souvent, en matière de conformité, l’accent est mis sur la recherche de problèmes et (peut-être) leur résolution. Il s'agit d'une approche réactive qui consiste à jouer aux pompiers. Nous nous concentrons davantage sur la recherche proactive de solutions, en étroite collaboration avec nos clients. Comme le dit l'adage, mieux vaut prévenir que guérir. Pensez-y : quand vous allez chez le médecin, est-ce qu’il vous dit simplement que vous êtes malade et vous renvoie chez vous? Bien sûr que non! Il traitera la maladie dont vous souffrez actuellement et, surtout, il vous dira comment éviter de retomber malade (dans la mesure du possible). Et contrairement à la médecine, il est toujours possible de prévenir les futurs problèmes de conformité.

Q : Sur quels types de projets avez-vous travaillé dans le passé?

R : Nos projets antérieurs comprenaient la transformation du programme réglementaire existant d’un client pour protéger ses revenus. Nous avons également collaboré avec plusieurs services pour nous assurer que les produits du client sont conformes aujourd’hui et à l’avenir. Nous avons aidé notre client à repérer les domaines dans lesquels il peut dépenser de l’argent maintenant (en redessinant les produits de manière proactive, en évitant d’utiliser des produits chimiques qui pourraient être interdits à l’avenir), afin d’économiser beaucoup d’argent plus tard. Nous avons également mis à jour leurs processus internes d’examen de la conception afin d’éviter l’introduction de produits et de processus non conformes. Ainsi, même après la fin du projet, leurs ingénieurs suivent les procédures que nous avons créées et mises en œuvre pour s’assurer qu’ils font les bons choix. Nous voulions être sûrs qu’il n’y aura pas de perturbation de la chaîne d’approvisionnement de notre client, par exemple si une peinture est interdite en Europe, car cela serait incroyablement coûteux.

Q : Quels sont vos projets à venir?

R : Nous ne pouvons évidemment pas en parler en détail, mais nous sommes enthousiastes à l’idée de trouver de nouvelles façons d’apporter de la valeur au-delà de la simple conformité. Nous voulons ajouter plus de valeur que la conformité à elle seule ; notre objectif est de trouver une solution conforme, moins chère, meilleure et plus sûre. Nous sommes également impatients de nous développer dans de nouvelles industries, en collaboration avec les experts d’Actalent dans ces industries. Actalent possède une solide expertise dans les domaines des dispositifs médicaux, des produits pharmaceutiques, des produits industriels, des biens de consommation, etc.

Q : Quels types de projets votre équipe peut-elle prendre en charge?

R : Nous donnons à nos clients les moyens de pénétrer de nouveaux marchés lucratifs en élaborant des programmes de conformité dès le départ et nous protégeons les revenus de nos clients sur leurs marchés actuels en mettant à l’épreuve leurs programmes de conformité existants. Nous pouvons également aider les entreprises à construire une image de marque axée sur la durabilité, afin de les aider à se démarquer de leurs concurrents et à améliorer leur part de marché en répondant aux préoccupations croissantes des consommateurs en matière de santé et d’environnement. Nous nous concentrons sur la recherche de solutions, quel que soit l’industrie ou l’emplacement. Nous pouvons avoir une incidence positive sur une grande variété de clients dans différentes industries.